फ्रंट ऑफिस एक्जीक्यूटिव का क्या काम होता है

इस पेज पर आप फ्रंट ऑफिस एक्जीक्यूटिव की समस्त जानकारी पढ़ने वाले हैं तो इसलिए इस आर्टिकल को पूरा जरूर पढ़िए।

फ्रंट डेस्क कंपनी का अपने ग्राहकों के साथ संपर्क का प्राथमिक बिंदु है। यदि आप सामाजिक परिस्थितियों में फलते-फूलते हैं, तो फ्रंट डेस्क कार्यकारी के रूप में काम करना आपके लिए एकदम उपयुक्त हो सकता है।

इसके कार्य के बारे में अधिक जानने और इस क्षेत्र में अपनी प्रतिभा को विकसित करने से आपको एक पुरस्कृत कार्य मिल सकता है जिसके बारे में आपने पहले नहीं सोचा था।

यह लेख एक फ्रंट ऑफिस एक्जीक्यूटिव के कर्तव्यों की व्याख्या करेगा, एक कैसे बनें, कौन सी योग्यताएं आवश्यक हैं, और इस करियर पथ के बारे में अक्सर पूछे जाने वाले कुछ प्रश्नों को संबोधित करेगा।

एक फ्रंट ऑफिस एक्जीक्यूटिव क्या करता है?

एक फ्रंट डेस्क मैनेजर संगठन के प्रशासन में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। वे कार्यालय में आने वाली सभी कॉल और आगंतुकों से निपटते हैं और कंपनी को प्रशासनिक सहायता प्रदान करते हैं।

मेहमानों और ग्राहकों को कंपनी के कार्यकारी प्रबंधन से भी परिचित कराया जाता है। एक फ्रंट डेस्क पर्यवेक्षक मेहमानों के आगमन और प्रस्थान का समन्वय करता है और यह सुनिश्चित करता है कि सभी रिसेप्शनिस्ट काम पर और समय पर हों।

फ्रंट डेस्क कार्यकारी जिम्मेदारियां फर्म से कंपनी में स्थानांतरित हो जाती हैं, लेकिन कुछ स्थिरांक मौजूद हैं। एक फ्रंट डेस्क कार्यकारी के विशिष्ट कर्तव्यों में शामिल हैं: फोन का जवाब देना, संदेश लेना और कॉल करने वालों को उपयुक्त विभागों या कार्यालयों में रूट करना, साथ ही आगंतुकों और संभावित ग्राहकों को बधाई देना और प्रभावित करना।

दस्तावेज़ों और स्प्रैडशीट्स को अद्यतन करना और रखना फ़ाइलों और अभिलेखों को व्यवस्थित और अद्यतन रखना
डाक वितरण प्रक्रिया की निगरानी करना
मेल तैयारी (लिफाफे, पैकेज), कार्यालय मशीन संचालन (फोटोकॉपियर, प्रिंटर, आदि), लेखा और चालान निर्माण
बैठकों में नोट्स लेना और नोट्स लिखवाना
मैं कार्यालय की आपूर्ति कोठरी में प्रत्येक वस्तु की संख्या की गिनती और रैंकिंग कर रहा था।

फ्रंट डेस्क कार्यकारी भूमिका के लिए नमूना नौकरी का विवरण

स्थिति सारांश :

हमें फ्रंट डेस्क का प्रबंधन करने और अन्य प्रशासनिक कार्यों को करने के लिए एक मित्रवत अभिवादनकर्ता की आवश्यकता है।

आप संभावित ग्राहकों या संगठन के ग्राहकों के लिए संपर्क के पहले बिंदु हैं। आदर्श आवेदक विश्लेषणात्मक और आत्म-नियंत्रित होते हुए भी आकर्षक और पॉलिश है।

आपको ग्राहकों की शिकायतें दर्ज करने और सटीक जानकारी प्रदान करने में सक्षम होना चाहिए। ग्राहक की जरूरतों को पहले रखना भी जरूरी है। इसका उद्देश्य हमारी संपत्ति पर आने वाले हर व्यक्ति को घर जैसा महसूस कराना है।

जिम्मेदारियों :

प्रबंधन को रिपोर्ट प्रदान करना और प्रशासनिक कार्यों में सहायता करना।
संदेश लेना और कॉल करने वालों को उपयुक्त डिवीजनों से जोड़ना।
नियुक्ति सेटिंग और सभाओं की पुष्टि।
पेशेवर और गर्मजोशी से आगंतुकों का स्वागत करना और उनकी पूछताछ और मेल को निर्देशित करना।
कागजी कार्रवाई दोहराव, स्कैनिंग और फाइलिंग,हम इन्वेंट्री का प्रबंधन कर रहे हैं और कार्यालय के लिए नई आपूर्ति का आदेश दे रहे हैं।

शिक्षा और पेशेवर योग्यता :

आतिथ्य प्रबंधन या निकट से संबंधित क्षेत्र में स्नातक की डिग्री

हॉस्पिटैलिटी व्यवसाय में दो साल के फ्रंट डेस्क अनुभव के साथ वर्ड प्रोसेसर, स्प्रेडशीट और प्रेजेंटेशन टूल्स सहित कंप्यूटर सॉफ्टवेयर की कामकाजी समझ को प्राथमिकता दी जाती है।

फ्रंट डेस्क एग्जीक्यूटिव कैसे बनें

यदि आप फ्रंट डेस्क एक्जीक्यूटिव बनना चाहते हैं तो इन चरणों का पालन करें:

स्नातक की उपाधि प्राप्त करें:

एक फ्रंट डेस्क कार्यकारी के रूप में एक पद के लिए स्नातक की डिग्री प्राप्त करना पहली आवश्यकता है। लोग शैक्षिक पृष्ठभूमि की एक विस्तृत श्रृंखला के साथ इस पद पर काम कर सकते हैं।

एक विकल्प आतिथ्य, जन संचार, या अन्य क्षेत्र में स्नातक की डिग्री है जो संचार और संगठन जैसे “सॉफ्ट कौशल” विकसित करने पर जोर देती है।

प्रमाणपत्र अर्जित करें :

फ्रंट-डेस्क प्रशासन में एक क्रेडेंशियल अर्जित करने से आपकी मार्केटिंग क्षमता बढ़ेगी और आपको अधिक जबरदस्त सफलता मिलेगी। फ्रंट ऑफिस प्रोफेशनल के रूप में काम करने के लिए योग्यता की आवश्यकता नहीं है।

हालाँकि, यह कंपनी के आधार पर फायदेमंद हो सकता है। उदाहरण के लिए, कई भाषाओं में धाराप्रवाह होने का प्रमाण पत्र आपको एक हवाई अड्डे के होटल में एक स्थान प्राप्त करने में मदद कर सकता है जो अंतरराष्ट्रीय पर्यटकों को पूरा करता है।

इंटर्नशिप ज्वाइन करें :

विशेष रूप से किसी के करियर की शुरुआत में, एक फ्रंट डेस्क कार्यकारी के लिए विशेषज्ञता प्राप्त करने के लिए एक इंटर्नशिप एक शानदार तरीका हो सकता है।

बड़े निगमों के साथ इंटर्नशिप को उन वेबसाइटों पर विज्ञापित किया जाता है जो उन निगमों में खुली नौकरियों की सूची भी देती हैं। इंटर्नशिप आपकी क्षमताओं को सुधारने और एक रिज्यूमे बनाने का एक शानदार तरीका है जो फ्रंट-डेस्क नौकरियों के लिए आवेदन करते समय सबसे अलग दिखाई देगा।

नौकरी के लिए आवेदन करना :

अग्रिम पंक्ति के कार्यकारी के रूप में विकसित होने का अंतिम चरण पदों के लिए आवेदन करना है। प्रत्येक संभावित नियोक्ता के नौकरी विवरण की सावधानीपूर्वक समीक्षा करें, क्योंकि उनके पास आवेदकों की अलग-अलग अपेक्षाएं हो सकती हैं।

उपलब्ध नौकरियों का पता लगाना अब आसान हो गया है, ऑनलाइन जॉब सर्च टूल्स के प्रसार के लिए धन्यवाद। सुनिश्चित करें कि आपका रिज्यूमे आपकी हस्तांतरणीय क्षमताओं और पेशेवर इतिहास पर प्रकाश डालता है।

महत्वपूर्ण कौशल :

निम्नलिखित कुछ सबसे आवश्यक क्षमताएँ हैं जो इन पेशेवरों की सफलता में योगदान कर सकती हैं:

संचार :

फ्रंट डेस्क के कर्मचारियों को ग्राहकों के साथ प्रभावी ढंग से संवाद करने में सक्षम होना चाहिए। इस शब्द का प्रयोग ज्ञान साझा करने की क्षमता का वर्णन करने के लिए किया जाता है।

उत्कृष्ट संचार क्षमताओं में ध्यान से सुनना, स्पष्ट और संक्षिप्त भाषण, और अशाब्दिक संकेतों को पढ़ना और व्याख्या करना शामिल है। आपको लिखित रूप में स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से स्वयं को अभिव्यक्त करने में सक्षम होना चाहिए, क्योंकि आपको ईमेल, मेमो और अन्य व्यावसायिक कागजात लिखने की आवश्यकता हो सकती है।

विस्तार पर ध्यान :

फ्रंट डेस्‍क के स्‍टाफ फोन का इस्‍तेमाल उच्‍चाधिकारियों, अन्‍य स्‍टाफ सदस्‍यों और संभावित ग्राहकों से बात करने के लिए कर सकते हैं।

अपनी नौकरी के हिस्से के रूप में, वे संभावित ग्राहकों के विभिन्न प्रश्नों का उत्तर दे सकते हैं। जो लोग विवरण पर पूरा ध्यान देते हैं, उनमें गलतियाँ करने की संभावना कम होती है और उन पैटर्नों को खोजने की अधिक संभावना होती है जो समाधान का कारण बन सकते हैं।

पारस्परिक कौशल :

मानव संपर्क के लिए पारस्परिक कौशल आवश्यक हैं। वे सकारात्मक दृष्टिकोण रखने और दूसरों के साथ अच्छी तरह से काम करने के लिए संवाद करने और सुनने से लेकर कार्यों और रणनीतियों की एक विस्तृत श्रृंखला को कवर करते हैं।

फ्रंट डेस्क टीम के सदस्य के रूप में कार्य करने और व्यवसाय की सफलता में वास्तविक रुचि प्रदर्शित करने के लिए ये कौशल आवश्यक हैं।

समस्या को सुलझाना :

एक फ्रंट डेस्क कार्यकर्ता की समस्याओं को पहचानने और ऐसी समस्याओं के उत्तर खोजने के लिए रचनात्मक समस्या-समाधान तकनीकों को लागू करने की क्षमता आवश्यक है।

जब कार्यालय कापियर किसी पृष्ठ पर केवल आधे दस्तावेज़ को प्रिंट करता रहता है, तो फ्रंट डेस्क पर कोई व्यक्ति समस्या का कारण निर्धारित करने के लिए उपयोगकर्ता पुस्तिका से परामर्श कर सकता है। अपनी प्रारंभिक प्रिंट मोड सेटिंग गलत होने का एहसास होने से पहले वे कई परीक्षण कर सकते हैं।

कंप्यूटर के साथ गहराई से परिचित :

चूंकि अधिक से अधिक व्यवसाय कंप्यूटर की ओर रुख कर रहे हैं, इसलिए यह जरूरी हो गया है कि रिसेप्शनिस्ट उनसे कुछ परिचित हों।

इसका एक हिस्सा नए कंप्यूटर सिस्टम और सॉफ्टवेयर सीखने में सक्षम होना है। उदाहरण के लिए, फ्रंट डेस्क स्टाफ कम्प्यूटरीकृत स्प्रेडशीट में शिफ्ट समय इनपुट करने के लिए कंप्यूटर प्रोग्राम का उपयोग करता है। और वे दस्तावेज़ लिखने और डिजिटल फाइल सिस्टम को बनाए रखने के लिए वर्ड प्रोसेसर का उपयोग करते हैं।

ग्राहक सेवा :

उत्कृष्ट ग्राहक सेवा क्षमताएं उन्हें ग्राहकों के साथ रचनात्मक और सहानुभूतिपूर्वक बातचीत करने की अनुमति देती हैं, जिसके परिणामस्वरूप उन ग्राहकों द्वारा उठाए गए किसी भी मुद्दे या चिंताओं को सफलतापूर्वक हल किया जा सकता है।

फ्रंट डेस्क पर काम करने वाले अधिकारियों के पास अपने ग्राहकों और ग्राहकों की खुशी की गारंटी के लिए बेहतर लोगों का कौशल होना चाहिए। उदाहरण के लिए, फ्रंट डेस्क को एक भ्रमित खरीदार का फोन आ सकता है, जो व्यवसाय से प्राप्त सॉफ़्टवेयर को अपडेट करने में सहायता मांग सकता है। वे अधिक गहन समर्थन के लिए ग्राहक को आईटी विभाग को अग्रेषित करके मदद करते हैं।

टीम वर्क :

दैनिक लक्ष्यों को पूरा करने के लिए फ्रंट डेस्क के अधिकारी अन्य फ्रंट डेस्क कर्मचारियों और कंपनी कर्मियों के साथ मिलकर काम करते हैं।

कॉरपोरेट जगत के वे लोग जो टीम के अच्छे खिलाड़ी हैं और दूसरों के साथ काम करने का आनंद लेते हैं, अमूल्य हैं। व्यस्त समय के दौरान, एक होटल का फ्रंट डेस्क क्लर्क अतिरिक्त क्लर्कों के साथ फोन का जवाब देने और व्यक्तिगत रूप से आगंतुकों की सेवा करने के काम को विभाजित करने के लिए काम कर सकता है।

फ्रंट ऑफिस एक्जीक्यूटिव के अधिकारियों के बारे में अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

फ्रंट डेस्क पर एक कार्यकारी को कितना वेतन मिलता है?

यूनाइटेड किंगडम में एक फ्रंट डेस्क कार्यकारी की मासिक आय औसत $19,375 है। एकाधिक चर एक व्यक्ति की आय को प्रभावित करते हैं,

जिसमें उनके वर्षों का अनुभव, जहां वे काम करते हैं, जिस कंपनी के लिए वे काम करते हैं, और उनकी शिक्षा और पेशेवर उपलब्धियां शामिल हैं। प्रमुख महानगरीय क्षेत्रों में फ्रंट-डेस्क अधिकारियों का वेतन अधिक होता है।

फ्रंट-ऑफिस कर्मचारी के लिए काम का माहौल कैसा है?

फ्रंट डेस्क प्रबंधकों को उनके द्वारा नियोजित व्यवसाय की प्रकृति के आधार पर विषम घंटे काम करने या यहां तक कि कॉल पर रहने की आवश्यकता हो सकती है।

हालांकि कार्यस्थल आकर्षक है, प्रमुख होटलों या सम्मेलन केंद्रों में प्रदर्शन करना बहुत तनावपूर्ण हो सकता है। पीक सीजन में, कई फ्रंट डेस्क कर्मचारी प्रत्येक सप्ताह 40 घंटे से अधिक काम करते हैं, जबकि ऑफ-पीक महीनों में, वे बहुत कम समय बिताते हैं।

कर्मचारी जो चिकित्सा सुविधाओं में फ्रंट-डेस्क एक्जीक्यूटिव के रूप में काम करते हैं, उनके पास कभी-कभी अधिक नियमित शिफ्ट शेड्यूल होते हैं।

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अंतिम शब्द :

आशा करता हूँ की आपको फ्रंट ऑफिस एक्जीक्यूटिव के क्या काम होते है जानकारी सही लगी होगी। यदि सही लगे तो अपने दोस्तों में शेयर जरूर करें।